お別れの会を簡潔に：公益社の新しいシステムで業務効率化

新たな時代のお別れの会

現在、葬儀社の運営において、特に大きな負担を強いられるのが「お別れの会」と呼ばれるセレモニーです。突然の要請や不測の事態に対応しなければならないため、企業や団体の秘書・総務担当者は頭を悩ませています。従来通りの方法では、紙の返信ハガキでの出欠確認や手作業でのデータ集計に膨大な時間と労力を費やすことになります。

そこで、燦ホールディングス株式会社が発表したのが『オンライン参会者管理システム』です。このシステムは、出欠確認から受付管理までを一元化し、業務の負担を劇的に軽減させる仕組みです。

システムの特長

主な特長として、次の3つが挙げられます。

1. クラウド管理でのリアルタイム集計
システムを使うことで、参会者の出欠状況を即時に把握し、関係者とスムーズに情報共有が可能です。特にVIPや重要取引先の状況も把握できるため、役員からの急な問い合わせにも即座に対応可能となります。
＞お客様の声：「出欠状況がすぐに分かるため、役員からの急な確認にも迅速に回答できました。」

2. QRコードによる簡易受付
招待状に記載されたQRコードをスキャンするだけで受付が完了します。これにより、紙でのリストを使う必要がなくなり、運営スタッフの負担も大きく軽減されます。
＞お客様の声：「来場者の状況をリアルタイムで把握できるため、集計スタッフを削減できました。」

3. オンライン登録の迅速さ
専用のサイトで出欠情報を登録、そして来場までをオンラインで完結できます。そのため、参加者からの返信が早く、回答率を約1.6倍に向上させることができました。
＞お客様の声：「紙の返信ハガキに比べて、非常に高速で効率的でした。」

このシステムを導入することで、受付業務が効率的に行えるようになり、リアルタイムでの参会者状況も把握できるようになります。特に、重要な参会者の動向をタイムリーに把握できることは、企業の運営にとって大きなアドバンテージです。また、従来のように紙を使う手間が省け、郵送費や人件費の削減にもつながります。

支援体制も充実

公益社は90年以上の歴史を有する葬儀業界のリーディングカンパニーです。業務のデジタル化を進めることで、変化する社会環境に柔軟に対応し、大切なお別れの時間をより有意義に行えるよう尽力しています。

『オンライン参会者管理システム』は、PCやスマートフォンでも簡単に運用が可能で、初めてお別れの会を開催する企業でも安心して活用できます。専用のサポートセンターも設置しており、安心して運営をサポートしてくれます。